Chọn một phần mềm quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp của mình là một vấn đề tương đối khó khăn đối với các chủ doanh nghiệp. Ngoài chi phí, người lãnh đạo và người ra quyết định phải nghiên cứu danh tiếng của phần mềm. Họ đánh giá khả năng của nó qua một loạt các chức năng mong muốn. Và cuối cùng là chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu của công ty mà không cần tốn quá nhiều nhân lực.
Ngoài ra, các CEO hoặc CIO cũng cần phải chọn một giải pháp ERP Cloud hoặc ERP được setup, lưu trữ tại công ty của mình.
Đối với các doanh nghiệp lớn, phần lớn nền tảng có thể được thực hiện bởi nhân viên CNTT nội bộ. Và chi phí đó sẽ được chia đều trên lượng lớn sản phẩm lớn. Và thực tế chi phí này chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong việc tính giá thành một sản phẩm. Nhưng đa số đối các công ty sản xuất tại Việt Nam có quy mô từ 10-500 nhân viên. Thì việc xây dựng đội ngũ IT và tự phát triển một phần mềm quản lý sẽ tốn chi phí rất lớn và tiềm ẩn những rủi ro cao. Ngoài ra, một hệ thống ERP nó có tính phức tạp rất cao. Các chủ doanh nghiệp hoặc những người ra quyết định có thể vô tình chọn một sản phẩm không đủ chức năng đáp ứng hoặc chọn một sản phẩm vượt tầm của mình. Trong quá trình sử dụng, các nhân viên chưa kịp thích ứng với quy trình mới có thể tạo ra làn sóng phải đối mạnh mẽ trong tổ chức.
Trên là những thách thức mà các doanh nghiệp Việt đã gặp phải. Họ cần một hệ thống ERP mạnh mẽ, đúng kích cỡ. Đặc biệt hơn nó cần phù hợp với văn hóa quản trị của lãnh đạo và thói quen làm việc của nhân viên. Việc chọn một phần mềm riêng lẻ như sản xuất, kế toán, nhân sự, CRM, quản lý kho đã là một thách thức huống chi là một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Việc chọn đúng phần mềm ERP sẽ giúp thúc đẩy sự phát triển toàn diện cho doanh nghiệp. Khi hệ thống ERP của bạn đã chạy tốt, các doanh nghiệp sản xuất Việt sẽ tự tin với khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường Quốc Tế.
Hệ thống MRP và hệ thống ERP
Để đưa ra lựa chọn tốt nhất trong số các nền tảng hiện có. Trước tiên bạn nên hiểu sự khác biệt giữa MRP và ERP. MRP là hệ thống hoạch định tài nguyên sản xuất. Nó là một hệ thống kiểm soát tập trung vào sản xuất. Một hệ thống MRP bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch và kiểm kê các thành phần, nguyên liệu thô cần có để lắp ráp hoặc sản xuất ra hàng hóa hay thành phẩm. Cụ thể, một hệ thống MRP đảm bảo rằng nguyên vật liệu và thiết bị sẽ luôn sẵn có cho việc sản xuất khi yêu cầu xuất hiện. Nó sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các giao dịch mua bán nhanh chóng hơn.
ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nó bao gồm các yếu tố của MRP để sản xuất, kiểm soát kho hàng và mua hàng; nhưng nó cũng cung cấp quản lý hệ thống và phân tích dữ liệu cho các chức năng tài chính và bán hàng, tất cả được tối ưu hóa cho môi trường sản xuất. Một hệ thống ERP sẽ bao gồm tích hợp tài chính các chức năng như Tài khoản phải trả và Tài khoản phải thu, Quản lý thông tin khách hàng, giám sát tài sản cố định và các chức năng quản trị và tài chính quan trọng khác. Điều này cho phép tích hợp và quản lý tất cả các chức năng của công ty và thúc đẩy tự động hóa và phân tích dữ liệu theo thời gian thực để cải thiện hiệu suất của công ty.
Các lợi ích ERP sẽ mang lại cho các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam
Đổi mới hệ thống quản trị công ty
Có nhiều lợi ích khi triển khai hệ thống ERP cho một công ty sản xuất Việt. ERP có thể yêu cầu một số công ty cần phải thay thế một hệ thống quản trị cũ hơn, một hệ thống được quản lý thủ công, một hệ thống sử dụng nhiều lao động trong cách vận hành sản xuất của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp Việt thường sử dụng các hệ thống được ghép lại với nhau hoặc các ứng dụng cũ do nhân viên mang lại từ các công việc trước đó. Một hệ thống ERP có thể thay thế một hệ thống cũ hơn với chức năng và phân tích gia tăng để cho phép quản lý tài liệu thực hành chính xác và tốt nhất trong toàn công ty.
Loại bỏ sự phân mảnh
Sự phân mảnh xảy ra khi một công ty sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau cho các bộ phận. Sẽ có nhiều vấn đề phát sinh khi quy mô của công ty, sản phẩm và khối lượng sản xuất bắt đầu tăng trưởng. Trong nhiều trường hợp, các hệ thống phần mềm rời rạc không thể “nói chuyện” với nhau. Và báo cáo giữa các hệ thống phải được đối chiếu thủ công.
Khi khối lượng sản xuất tăng lên, một hệ thống ERP có thể loại bỏ sự phân mảnh, tích hợp các kiểm soát vật liệu và kinh doanh vào một nền tảng duy nhất với dữ liệu và phân tích theo thời gian thực.
Hỗ trợ đa dạng hóa dòng sản phẩm tốt hơn
Với cách quản lý truyền thống, doanh nghiệp sản xuất sẽ tốn rất nhiều chi phí khi thực hiện đa dạng hóa sản phẩm. Nhưng với ERP, sẽ giúp bạn làm điều này tốt hơn.
Hệ thống tự lập danh mục hóa đơn nguyên vật liệu cần có để sản xuất. Điều này làm giảm tải công việc lập kế hoạch sản xuất và mua hàng. Nó giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất từ yêu cầu của khách hàng hay bộ phận bán hàng. Một hệ thống ERP có thể xử lý dữ liệu và cung cấp chức năng rõ ràng và có tính tổ chức chặt chẽ. Nó tự động quản lý các chức năng kinh doanh cốt lõi. Và giúp vận hành sản xuất hiệu quả với sự sẵn sàng của nguyên vật liệu, máy móc và nhân công.
Top 6 hệ thống ERP dành cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam
Bất kể công ty có lý do gì để theo đuổi giải pháp ERP. Ngày nay có nhiều lựa chọn ERP có sẵn cho hầu hết mọi ngành và cho các công ty có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau. Các nhà cung cấp ERP cấp I như SAP và Oracle có truyền thống phục vụ các công ty có doanh thu trên 200 triệu USD, mặc dù hiện tại, SAP cũng có phiên bản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống ERP Cấp II nói chung là các doanh nghiệp dịch vụ có doanh thu $20- $200 triệu và ít hơn 100 người dùng. Và hệ thống ERP Cấp III thường tập trung vào các công ty có dưới 40 triệu đô la và có 5-30 người dùng. Để giúp chọn hệ thống ERP phù hợp cho nhà sản xuất Việt đang phát triển, dưới đây là cái nhìn về 6 nhà cung cấp ERP cấp II và cấp III hàng đầu hiện nay phù hợp cho các nhà sản xuất tại Việt Nam.
1. EPICOR
Đối tượng nhắm đến là các doanh nghiệp có doanh số trên 1 triệu đô la. Nó cũng linh hoạt ở chỗ chức năng cốt lõi của ERP cơ bản có thể được tăng cường thông qua việc mua thêm các mô-đun mở rộng. Điều này cung cấp cho các công ty một tùy chọn chỉ mua những gì họ cần với sự linh hoạt của việc thêm các mô-đun bổ sung sau này. Epicor cung cấp quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và lập kế hoạch cũng như quản lý tài chính. Nền tảng này cung cấp cho các nhà sản xuất khả năng sử dụng đơn đặt hàng, cấu hình để đặt hàng và thực hiện để kiểm soát sàn cửa hàng và quản lý tất cả trong chức năng phần mềm bên ngoài. Hệ thống dễ dàng tùy chỉnh và có thể mở rộng. Nó cũng tương thích với tất cả các thiết bị di động.
Epicor cũng cung cấp một vài mô-đun không thường thấy trong các hệ thống ERP khác. Nó có mô-đun Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mạnh mẽ và mô-đun Quản lý hiệu suất chất lượng (QPM). Các mô-đun này thường chỉ có thể đạt được thông qua ISV (Nhà cung cấp phần mềm độc lập) trong các nền tảng của nhà cung cấp cạnh tranh. Và nó cũng có khả năng Thương mại điện tử, một tính năng không có trong các nền tảng khác.
Một số nhược điểm bao gồm việc khiếu nại về hỗ trợ khách hàng chậm. Tính linh hoạt hạn chế trong việc lập hóa đơn, sửa đổi đơn đặt hàng. Và hệ thống không thể được tích hợp với email và lịch. Chức năng Import/Export của Epico rất hạn chế. Bạn phải sử dụng một chức năng này của một nhà cung cấp thứ 3 nếu muốn sử dụng nó.
Hệ thống có thể được setup, lưu trữ tại doanh nghiệp của bạn hoặc sử dụng dưới dạng Cloud. Mặc dù Epicor không tiết lộ giá cả, ước tính là khoảng $175 mỗi người dùng mỗi tháng sau giai đoạn triển khai.
2. Microsoft Dynamics NAV
Microsoft Dynamics NAV cung cấp nhận dạng tên của Microsoft cùng với nền tảng ERP mạnh mẽ bao gồm các hoạt động, kế toán tài chính, quản lý dự án và mua hàng. Nó cũng cung cấp tùy chọn để đội ngũ kỹ thuật IT có thể tích hợp thêm một số chức năng vào hệ thống ERP.
Mặc dù NAV có những chức năng cốt lõi đáng kể, nhưng nó có thể yêu cầu sử dụng ISV (các nhà cung cấp phần mềm thứ 3) để lập trình cho các quy trình công việc cụ thể. Và đối với các công ty có quy trình phức tạp, các tiện ích bổ sung ISV này có thể tăng thêm chi phí rất lớn để thực hiện. Tuy nhiên, nó là một sản phẩm mạnh do tích hợp liền mạch và khả năng tùy biến cho từng khách hàng.
Các hạn chế của NAV do việc chỉnh sửa giữa một số mô-đun và tích hợp chắp vá với một số ứng dụng bên ngoài do ISV cung cấp. Nó không được công nhận là quá thân thiện với người dùng. Việc triển khai ERP cũng yêu cầu các công ty áp dụng hợp tác với một công ty bên thứ 3 được chứng nhận để lập trình và triển khai. Điều này sẽ phát sinh thêm chi phí và sự phức tạp trong quá trình triển khai ERP của doanh nghiệp.
Microsoft Dynamics NAV có thể triển khai ở hệ thống server của doanh nghiệp. Hoặc hệ thống sẽ triển khai trên nền tảng đám mây riêng của Microsoft. Microsoft Dynamics NAV có thể được mua dưới dạng thanh toán một lần hoặc đăng ký. Chi phí cho mỗi người dùng ( sau chi phí cơ sở hạ tầng và chi phí triển khai) là $210 mỗi tháng cho các tính năng đầy đủ của gói Dynamics 365.
3. Rootstock
Một nhà cung cấp ERP Cấp II khác, Rootstock cung cấp một hệ thống ERP được xây dựng để phục vụ cho loại hình doanh nghiệp sản xuất. Nó được xây dựng trên nền tảng Salesforce. Nó cho phép nó tận dụng các tùy chọn đám mây mạnh mẽ và tích hợp vượt trội giữa các ứng dụng. Một vấn đề thường gây khó khăn cho các hệ thống khác. Rootstock cung cấp lịch trình sản xuất, một năng lực, khả năng kiểm soát hàng hóa tại các cửa hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý mua hàng và tài chính kế toán. Đó là các phân hệ thường có ở hầu hết các hệ thống ERP khác.
Nhưng điểm mạnh của Rootstock là việc cung cấp quản lý thay đổi kỹ thuật, quản lý đơn đặt hàng, dịch vụ, trả lại và sửa chữa. Lựa chọn tùy chọn rộng hơn này sau đó có thể được sử dụng để thêm các ứng dụng và giải pháp từ bên trong hệ sinh thái Salesforce để tùy chỉnh và tập trung nhu cầu cho các ngành cụ thể.
Rootstock có các mô-đun bổ sung cho CAD và kỹ thuật cho phép chúng xử lý các thiết kế cho các công ty về điện tử, điện và cơ khí. Định tuyến công việc có thể được sửa đổi mà không làm gián đoạn các quy trình tiêu chuẩn. Hệ thống cho phép tùy chỉnh các đơn đặt hàng từ các nguồn một cách dễ dàng.
Một số nhược điểm của nó là việc hỗ trợ khách hàng chậm. Tài liệu hướng dẫn thì ít ỏi cho các sản phẩm. Các ứng dụng di động, phổ biến với nhiều đối thủ cung cấp các nền tảng tương tự, chỉ có thể có được thông qua một tiện ích đắt tiền. Đáng chú ý, một số tính năng phổ biến trong mô-đun tài chính bị thiếu, thách thức sức mạnh của nó như là một ERP hoàn chỉnh.
Hệ thống chạy trên trình duyệt web, SaaS hoặc đám mây. Có lợi thế hơn vì sự liên kết của nó với Salesforce. Giá từ 75 – 175 $ cho mỗi người dùng mỗi tháng (chưa tính chi phí triển khai).
4. Syspro
Phần mềm sản xuất Syspro cung cấp chức năng ERP có thể được điều chỉnh theo quy mô của doanh nghiệp. Nhà cung cấp ERP này cung cấp một hệ thống mô-đun cơ bản và các mô-đun bổ sung có thể được thêm vào sau khi công ty phát triển. Syspro có các yếu tố cơ bản phổ biến cho các hệ thống ERP nhỏ như kiểm soát hàng hóa tại các cửa hàng, kiểm soát hàng tồn kho và chức năng tài chính. Syspro cũng có chức năng lập lịch trình mạnh mẽ cho phép nó sử dụng các ràng buộc đơn cũng như lập lịch đa ràng buộc. Điều này cho phép hệ thống theo dõi lao động thực tế so với lao động ước tính và quản lý vật liệu và phế liệu trong quá trình làm việc. Đây là một công cụ có giá trị cho các nhà sản xuất nhỏ hơn, nơi chi phí nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận. Syspro có hệ thống kiểm soát thay đổi kỹ thuật (ECC) để người dùng có thể theo dõi và quản lý các thay đổi đối với các phiên bản trong sản xuất.
Nền tảng đã cải thiện giao diện người dùng và có nhiều công cụ trực quan để kết nối dữ liệu chính trong toàn doanh nghiệp. Nó cũng có một hệ thống thống nhất cho chế độ sản xuất hỗn hợp. Một xem xét quan trọng khác cho các nhà sản xuất Việt muốn tối ưu hóa và theo dõi các quy trình sản xuất của họ.
Ngoài sự tinh vi trong chức năng sản xuất cốt lõi của nó. Syspro có một số hạn chế liên quan đến báo cáo và quản lý dữ liệu. Các báo cáo ngoài luồng không hữu ích và phải được làm lại cho phù hợp với từng công ty và có những hạn chế về mức độ tùy chỉnh có thể được thực hiện. Và dữ liệu giữa các lĩnh vực chính như hàng tồn kho, nhu cầu thực tế có một độ trễ lớn. Điều này giới hạn một số phân tích dữ liệu. Buộc người dùng, các nhà cung cấp, khách hàng, đại lý cần xử lý vấn đề một cách liền mạch.
Syspro có sẵn thông qua đám mây dưới dạng SaaS hoặc được setup tại server của doanh nghiệp. Nó được bán chủ yếu thông qua các đại lý với giá khoảng 199$/ mỗi người dùng/tháng (chi phí triển khai và setup tính riêng).
5. IQMS
IQMS là nhà cung cấp các phân hệ quản lý cho các công ty sản xuất. Nó có thêm tùy chọn với các mô hình bổ sung khi họ mở rộng quy mô. Chức năng cốt lõi bao gồm sản xuất và lập kế hoạch tài nguyên, lập kế hoạch, chuỗi cung ứng, CRM, mua hàng và kế toán.
Có 2 tính năng mạnh mẽ trong hệ thống IQMS mà các nhà cung cấp ERP khác không có. Đó là Vendor Managed Inventory (VMI) và EDI nhúng. VMI giúp doanh nghiệp sản xuất được tiếp cận với các dữ liệu về hàng hóa trong kho cũng như dữ liệu kinh doanh của nhà bán lẻ để chịu trách nhiệm điều phối các đơn đặt hàng, giao hàng và lên kế hoạch tồn kho cho nhà bán lẻ để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn được duy trì ở mức tối ưu nhất.. Tính năng EDI nhúng cho phép phát triển tự động hóa liền mạch trong việc mua từ điểm đặt hàng thông qua việc cung cấp nguyên liệu thô và các thành phần chính. Các tính năng này làm cho IQMS trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các công ty sản xuất. Những công ty đang cố gắng xây dựng các thực tiễn tốt nhất cho hoạt động của họ khi họ mở rộng quy mô. Giúp nhà sản xuất tối ưu hóa quy trình và xây dựng nền văn hóa của riêng họ với các nhà bán lẻ hoặc nhà cung cấp.
Một số giới hạn cho việc phân tích hàng tồn kho chi tiết. Có một “độ chênh” khá lớn giữa đơn đặt hàng thực tế và đơn đặt hàng danh nghĩa.
Hệ thống có sẵn thông qua đám mây hoặc dưới dạng SaaS. Giá cho IQMS ERP nổi tiếng là khó xác định. Tuy nhiên, phạm vi giá trực tuyến tương đối cao ước tính 45.000 USD cho chi phí hàng năm và $ 3.000 USD mỗi người dùng mỗi tháng.
6. Greensys
Đây là một sản phẩm phần mềm ERP thuộc sở hữu của một công ty phần mềm Việt Nam – Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Gia Cát. Một sản phẩm ERP được đánh giá cao, nó không thua kém gì các sản phẩm ERP nước ngoài.
Sản phẩm có được những ưu điểm của 2 hệ thống ERP hàng đầu Thế giới là SAP, ORACLE. Nhưng được thiết kế linh hoạt hơn để phù hợp với văn hóa quản trị và làm việc của người Việt.
Hệ thống Greensys cho phép doanh nghiệp thiết lập 1 trong 3 cơ chế sản xuất: sản xuất theo đơn đặt hàng, sản xuất theo dự báo nhu cầu sản phẩm và sản xuất đơn giản. Các doanh nghiệp bắt buộc phải chọn 1 trong 3 phương thức trên khi triển khai ERP.
Các đặc điểm nổi trội của hệ thống ERP Greensys:
- Hệ thống tự học hỏi sự tinh túy của nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Giúp bạn xây dựng những quy trình kinh doanh tốt nhất cho mình.
- Với kinh nghiệm làm việc gần 20 năm trong nghề ERP của các chuyên gia trong công ty. Gia Cát đã đúc kết được công thức để triển khai một dự án ERP thành công. Và họ tự tin cam kết 100% sự thành công cho bạn.
- Khác với một số phần mềm ERP trong nước. Gia Cát tự chủ trong hệ thống “source code”. Toàn bộ phần mềm ERP được họ tự viết theo công nghệ Oracle. Việc xây dựng và phát triển sản phẩm theo tiêu chuẩn Quốc Tế. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh nghiệp vụ, nâng cấp hệ thống một cách nhanh nhất.
- Hệ thống ERP được xây dựng, phát triển theo kiến trúc tổng thể có tính bao quát rộng. Điều này cho phép doanh nghiệp phát triển theo mô hình Tập đoàn, Tổng công ty và đa ngành nghề.
- Họ có hệ thống đào tạo “key user” bài bản và chuyên nghiệp. Được thực hiện bởi những kỹ sư, giảng viên cao cấp về ERP. Hệ thống đào tạo Gia Cát sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên một thế hệ nhân sự chuyên nghiệp hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất lao động.
- Gia Cát sở hữu các chuyên gia cao cấp ERP. Họ có rất nhiều kinh nghiệm về ERP do từng làm tại ORACLE, SAP, Kim Tự Tháp. Một số nhân sự từng là giảng viên đại học tại các trường đào tạo CNTT hàng đầu tại Việt Nam.
- Các dự án ERP đều thành công 100% là do Gia Cát thực hiện 100% các tiêu chuẩn chất lượng của mỗ dự án. Các tiêu chí chất lượng luôn được giám sát rất chặt chẽ và khoa học.
- Một ưu thế đó là hệ thống được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam với mức phí tương đối hợp lý
Hạn chế của Greensys là chủ yếu phục vụ hệ thống quản trị nội bộ. Nó chưa tích hợp các giải pháp CRM hiện đại, thương mại điện tử hoặc quản lý công việc.
Hệ thống Greensys cũng được triển khai trên nền tảng đám mây hoặc được cài đặt và lưu trữ tại server của doanh nghiệp. Chi phí triển khai từ 950 triệu đồng – 3 tỷ đồng. Chí phí sử dụng chỉ tầm 500.000/user/tháng.
Chọn đúng phần mềm ERP là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam
Việc triển khai ERP thường sẽ rất căng thẳng, tốn thời gian và tốn kém. Khi chọn một nền tảng ERP mới, một công ty sản xuất đang đầu tư vào một sản phẩm có vòng đời dài, có thể dài hơn một số thiết bị sản xuất. Nếu sự lựa chọn tốt, công ty có thể tích lũy lợi ích dưới dạng cải thiện hiệu quả và chi phí hoạt động. Việc chọn hệ thống sai sẽ khiến một công ty bị đẩy chi phí lên vì có thể làm lại toàn bộ phần mềm ERP. Đối với các công ty vừa và nhỏ, việc bỏ vốn có để đầu tư CNTT luôn được cân nhắc cẩn trọng. Chi phí cho mỗi người dùng chỉ là một phần trong vòng đời của một giải pháp ERP. Các chi phí bổ sung dưới dạng đào tạo, nâng cấp phần mềm, bảo trì, hỗ trợ và chi phí tiềm năng khác cũng sẽ được sử dụng trong tương lai.
Điều quan trọng là các chủ sở hữu và người ra quyết định mua ERP phải tính toán sao cho đạt sự cân bằng về chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp. Khả năng dễ sử dụng và linh hoạt của phần mềm cần phải xem xét. Hệ thống sẽ không phải làm lại từ đầu khi doanh nghiệp thay đổi vòng đời sản phẩm, cấu trúc doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh. Và đặc biệt là đối tác cung cấp ERP cần phải là chuyên gia trong ngành. Họ sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu “đặc trưng” cho mỗi công ty sản xuất.
